A través de esta herramienta podrás realizar la actualización, modificación y/o generación de documentos administrativos de tu Centro de Trabajo.
Manuales, Procedimientos y Guías del INBA
Contar con un instrumento electrónico para el registro, difusión, consulta y actualización de manuales, guías, documentos de apoyo y/o referencia, orientado a presentar la descripción de actividades que deben seguirse en la operación de las funciones de cada centro de trabajo del INBA.
A través de la cuenta de correo de Eduardo Pérez Rivas: eprivas@inba.gob.mx o bien a la cuenta de Adriana Estrada Basaldúa: aestrada@inba.gob.mx podrás enviar avances y dudas sobre la actualización, modificación y generación de documentos administrativos.
Programadas para los días martes y jueves de cada semana, en un horario entre las 09:00 y las 15:00 horas. Estas sesiones presenciales se llevarán a cabo en el Edificio Prisma, piso 24. Es importante que agendes tu cita, para brindarte una excelente atención.
Para facilitar la organización de las Mesas de Ayuda presenciales, podrás agendar tu cita para resolución de dudas y revisión de avances. Para conocer detalles, revisa la sección: Agenda tu Cita.
SIDICOM te brinda información y herramientas relevantes para el proceso de actualización, modificación y generación de documentos administrativos, tales como preguntas frecuentes, normatividad, formatos, libros de estilo, simbologías para procedimientos, entre otros.
En apego al Articulo 19 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, al Numeral 7, Norma Primera, Sección I, Capitulo III, Titulo Segundo y numeral 12.01, Norma Tercera, Capítulo I, Titulo Segundo del Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones en Materia de Control Interno y con el propósito de fortalecer las actividades de difusión y consulta de los manuales de funciones y de procedimientos de los centros de trabajo que integran el Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura (INBA) se presenta el siguiente “Sistema de difusión y consulta de manuales, guías, documentos de apoyo y/o referencia “SIDICOM”.
Políticas de operación sobre el uso y control de la información contenida en el “Sistema de difusión y consulta de manuales, guías, documentos de apoyo y/o referencia “SIDICOM” del Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura (INBA).
Objetivo
Establecer la guía de acción para la difusión y consulta de manuales, guías y otros documentos de apoyo o referencia del INBA que apoyen y/o fortalezcan las actividades de control y de mejora en materia de procesos y/o procedimientos asegurando que el sistema se mantenga, fortalezca y mejore continuamente.
Políticas de operación
1. Toda solicitud de difusión en el SIDICOM, deberá realizarse a la Dirección de Servicios Informáticos (DSI) vía oficio por parte de los Titulares de los Centros de Trabajo.
2. Los Centros de Trabajo deberán asegurarse de que los manuales, guías, documentos de apoyo y/o referencia que deseen difundir estén autorizados por los Titulares de los Centros de trabajo y además cuenten con las firmas correspondientes de acuerdo a la Guía y formatos para la Elaboración y Actualización de Manuales de Funciones 2017 y Procedimientos 2016.
3. Adicional al oficio de solicitud de difusión en el SIDICOM de manuales, guías, documentos de apoyo y/o referencia, los Centros de Trabajo deberán anexar en PDF y en el dispositivo de almacenamiento que mejor les convenga:
Áreas sustantivas.
• El Manual de funciones y/o procedimientos a difundir.
• El Oficio de la DPP con la opinión técnica (de forma) favorable del manual a difundir.
Áreas adjetivas (Administrativas)
• La Guía a difundir y
• El Oficio de la Dirección de Programación y Presupuesto con la opinión técnica (de forma) favorable de la guía a difundir.
4. Sera responsabilidad de cada Titular de Centro de Trabajo la contraseña de acceso al SIDICOM y el contenido de la información que se publique o se pretenda publicar en dicho sistema.
5. La DSI deberá cargar al SIDICOM únicamente el manual o guía según sea el caso y será la encargada de administrar y regular el uso, contenido y presentación del “Sistema de difusión y consulta de manuales, guías, documentos de apoyo y/o referencia (Intranet) del INBA.
6. La DSI deberá abstenerse de recibir y difundir manuales, guías, documentos de apoyo y/o referencia si no se cumple con las políticas de operación 1,2 Y 3.
7. La DSI deberá proteger los manuales, guías, documentos de apoyo y/o referencia cargados en el SIDICOM del INBA contra la edición de los mismos.
8. La Dirección de Programación y Presupuesto deberá proporcionar a la DSI la normatividad vigente a publicar en la opción “00 Documentos de apoyo y/o referencia”
A través de esta herramienta podrás agendar una cita presencial para recibir retroalimentación y asesoría sobre los avances en la actualización, modificación y/o generación de documentos administrativos de tu Centro de Trabajo.
Esta Mesa de Ayuda es coordinada por la Dirección de Programación y Presupuesto
Horarios preestablecidos:
Martes y jueves
De 09:00 a 15:00 hrs.
Edificio Prisma, piso 24
Acompañar al personal involucrado de los centros de trabajo en la gestión y solución de sus consultas para la actualización, modificación y generación de documentos administrativos en coordinación con la Dirección de Programación y Presupuesto.
En esta sección podrás consultar las dudas más frecuentes acerca del proceso de actualización, modificación y/o generación de documentos administrativos y de tu papel como Enlace. Si no encontraras la respuesta que necesitas, te pedimos enviar un correo electrónico a la cuenta de Eduardo Pérez Rivas: eprivas@inba.gob.mx o bien a la cuenta de Adriana Estrada Basaldúa: aestrada@inba.gob.mx para responder a tus dudas.
Así mismo, esta sección se encuentra abierta a tus aportaciones, a fin de incluir aquellas preguntas que pudieran ser de interés y utilidad a otros/as Enlaces, con lo que juntos, compartiremos las experiencias y los conocimientos necesarios para que el proceso de actualización, modificación y generación de documentos administrativos sea un éxito.
Para asistencia personalizada, envía un correo a Eduardo Pérez Rivas: eprivas@inba.gob.mx o bien a Adriana Estrada Basaldúa: aestrada@inba.gob.mx. Con gusto responderán cualquier duda o podrás agendar una cita directamente con ellos.
:: GUÍA
En la portada de bienvenida al Micro-sitio de la Mesa de Ayuda Interactiva dar click en el botón “Normatividad aplicable al proceso”. Ahí encontrarás la “Guía para la Elaboración y Actualización de Manuales de Procedimientos – 2018” emitida por la Subdirección General de Administración, a través de la Dirección de Programación y Presupuesto.
:: FORMATOS
Así mismo, en la sección “+ Herramientas” encontraras el apartado denominado “Formatos útiles” y al dar clik en el primer recuadro titulado “Formato Manual de procedimientos”, obtendrás los formatos a utilizar y que te llevarán de la mano de principio a fin en el desarrollo de tu Manual de Procedimientos.
Es la “Guía para la Elaboración y Actualización de Manuales de Procedimientos – 2018” emitida por la Subdirección General de Administración a través de la Dirección de Programación y Presupuesto, la que encontrarás en el apartado denominado “Normatividad aplicable al proceso” de este sitio.
El tiempo dependerá de la cantidad y complejidad de cada documento administrativo en tu Centro de Trabajo.
DIAGRAMA DE BLOQUES
El diagrama de bloques es la representación gráfica del funcionamiento interno de un sistema, que se hace mediante bloques y sus relaciones, y que, además, definen la organización de todo el proceso interno, sus entradas y sus salidas.
Un diagrama de bloques es un diagrama utilizado para indicar por etapas el desarrollo del mismo, es decir diagramar los procedimientos, agrupando las actividades en bloques generales al nivel de etapas, sin detallar los pasos necesarios para su ejecución.
En la medida de lo posible se sugiere evitar la incorporación de decisiones, con el fin de que el flujo sea propositivo.
Esta técnica permite visualizar de manera general el procedimiento y las áreas participantes.
En términos generales, un procedimiento que se representa en diagrama de bloques debe contener mínimo cinco etapas y máximo diez.
Para complementar esta respuesta, te pedimos revisar el EJEMPLO DE DIAGRAMA DE BLOQUES dando clic aquí.
Ponemos a tu disposición la lista de Macroprocesos y Procesos Sustantivos registrados ante la Secretaría de la Función Pública, como guía para elaborar el formato denominado “Identificación de Procesos Sustantivos”.
Para conocer la lista de Macroprocesos y Procesos Sustantivos, da clic aquí.
Una vez abierto el archivo, ubica la Subdirección General de adscripción de tu Centro de Trabajo en la columna denominada “Unidad responsable de los Macroprocesos” y en la columna “Procesos sustantivos” encontrarás los que le corresponden a tu Centro de Trabajo y que están alineados de manera general a la razón de ser del mismo.
El tiempo dependerá de la cantidad y complejidad de cada documento administrativo en tu Centro de Trabajo.
Es muy importante administrar tu tiempo y las cargas de trabajo habituales.
A más tardar a finales de septiembre; sin embargo, considera que para esas fechas los documentos ya deben haber sido revisados y aprobados por la Dirección de Programación y Presupuesto.
A pesar de que la o el Titular de cada Centro de Trabajo está informado sobre este proceso y su importancia, es necesario comunicarlo al superior jerárquico para entablar comunicación de forma inmediata, con la finalidad de evitar retrasos o falta de atención de otras personas para la entrega oportuna de información.
Si la base del documento se conserva en su esencia, los cambios deberán realizarse al documento existente, sin considerar la necesidad de darlo de baja para crear uno nuevo.
No están programadas ya que en las Mesas de Trabajo presenciales se brindaron las herramientas necesarias para el proceso de actualización, modificación y generación de documentos administrativos.
Si hubiera alguna duda que surgiera durante los trabajos, ésta se atenderá en las sesiones presenciales de la Mesa de Ayuda. Te recomendamos agendar tu cita.
El Artículo 19 de la Ley Orgánica de la APF, regula que cada Secretaría de estado debe expedir sus Manuales de Procedimientos, así como la obligatoriedad de mantenerlos permanentemente actualizados.
Para el soporte técnico de este Micrositio, incluido el sistema de reservaciones de citas para asesorías personalizadas, por favor envía un correo a: lmiguel@gemes.com.mx, Eduardo Pérez Rivas: eprivas@inba.gob.mx o bien a Adriana Estrada Basaldúa: aestrada@inba.gob.mx.
Asimismo, si tienes algún comentario o propuesta acerca del funcionamiento de este Micrositio, envía por favor un mensaje a: lmiguel@gemes.com.mx.
Si, sin embargo, deberá ser coordinadamente con la Dirección de Programación y Presupuesto.
Los apartados que deben contemplarse en los documentos administrativos son los que para tales efectos establece la Guía para la elaboración y actualización de manuales de procedimientos del INBA - 2018.
